Volviendo a lo básico en la Administración

La dinámica socio económica de los últimos años en Venezuela, ha conllevado a muchos a asumir riesgos como emprendedores, sin embargo son muchos los que se aventuran a esta actividad sin conocer los fundamentos básicos de la administración: a) Planeación, b) Organización, c) Dirección y; d) Control.  En esta entrega queremos abordar el primer aspecto de estos elementos y en sucesivas entregas abordaremos el resto.

Un viejo adagio dice “No planificar es planificar el fracaso”, la incertidumbre del futuro y más en escenarios como Venezuela se eleva exponencialmente en una empresa al no haber planes ya que estos nos indican los objetivos hacia los cuales nos debemos enfocar, los medios necesarios para alcanzarlos, los recursos a utilizar, etc.

Para que la Planeación sea útil debe definir ciertos aspectos y es necesaria que esta quede documentada para poder hacerle seguimiento, así las cosas la planeación consiste, en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, las determinaciones de tiempos y de números necesarios para su realización y los responsables de cada cosa y la explicación del porqué deben ser los responsables.  De tal forma los componentes de la planeación son:

OBJETIVOS: Son las metas que se pretenden alcanzar, mediante el esfuerzo emprendedor tanto en forma general para la totalidad de la empresa como particular para los distintos departamentos o áreas funcionales.

POLITICAS: Son las convenciones, reglas o normas que ayudan al logro de los objetivos precisándolos, fijando los criterios o reglas generales que sirven de guía al pensamiento y acción de las personas en la organización, al igual que los objetivos estás políticas deben ser tanto en forma general como particular.

PROCEDIMIENTOS: Son las formas seleccionadas para la ejecución de las funciones determinando la acción que debe seguirse, implican la elección de los medios que se han de emplear para conseguir los objetivos y tienen como característica fundamental el señalar la secuencia cronológica y graduación de una o varias actividades.  Los procedimientos para ser exitosos deben estar alineados a los objetivos y a las políticas previamente definidas.

PROGRAMAS: Son las herramientas donde se sintetizan los elementos anteriores y determinan con cierta exactitud el desarrollo de las actividades en función de los elementos de tiempo y costo.

¿Para qué planificar?

La planificación entre otras ventajas disminuye la incertidumbre, cohesiona las acciones de las organizaciones y asigna responsabilidades y recursos claros a cada agente involucrado.  Además permite anticiparse a circunstancias adversas que eventualmente impidan alcanzar las metas y objetivos propuestos al facilitar la creación de mecanismos y estructuras que mejoran el funcionamiento de las organizaciones. Finalmente orienta la asignación de recursos hacia el logro de las metas y objetivos propuestos.

Para finalizar hay ciertos mitos con respecto a la planificación que son importantes conocerlos para no ser víctimas de los mismos y desvirtuar o sobreestimar dicha herramienta:

a) La planeación que resulta inexacta es una pérdida de tiempo: FALSO.  El resultado final de la planeación es solo uno de sus propósitos. El proceso en si de planeación permite conocer y estimar mejor las variables que afectan la consecución de los objetivos aunque los resultados no lleguen a ser exactos. La planeación es un ejercicio intelectual que requiere que la gerencia piense a fondo que es lo quiere hacer y como lo va a hacer y aclaración puede ser importante por si misma. La gerencia que haga una buena labor de planeación tendrá dirección y propósito y la planeación reducirá el esfuerzo inútil. Todo esto puede ocurrir aunque los objetivos que se pretendan no sean alcanzados.

b) La planeación puede eliminar el cambio: FALSO.  La planeación no puede eliminar el cambio, estos ocurrirán sin importar lo que la administración haga pero el ejercicio en sí de planeación, permite anticipar los cambios y desarrollar la respuesta más efectiva cuando aparecen.

c) La planeación reduce la flexibilidad: FALSO.  La planeación supone el compromiso de los miembros de la Organización, pero solo es INFLEXIBLE si la gerencia no ajusta las variables supuestas inicialmente para adaptarla a los eventos no previstos inicialmente. La planeación es una actividad continua. El hecho de que los planes formales hayan sido discutidos a fondo y articulados claramente, puede facilitar su revisión mejor que una serie ambigua de suposiciones que algún ejecutivo tenga en mente.

En futuras entregas abordaremos las otras funciones de la administración, hasta entonces.

*Contador Público Colegiado. Certificado en Normas Internacionales de Información Financiera para Pymes. @igorwilliams