Claves de control interno para la toma física de inventarios en las empresas

El inventario constituye una parte considerable del activo circulante de una empresa, principalmente las comerciales y de manufactura. Su gestión tiene incidencias en diferentes procesos de la organización tales como compras, devoluciones, ventas, suministro, producción, gestión tributaria. La existencia, la integridad, la valuación, presentación y el control interno constituyen los principales aspectos a considerar en la administración del inventario.

En términos generales el propósito de una toma física es confirmar la cantidad de inventario que la empresa posee y tiene registrada, para lo cual debemos contar con una serie de medidas de control interno que garanticen resultados satisfactorios y confiables.

El valor de los inventarios determinados en la toma física incide directamente en el estado de situación financiera, en el costo de los productos vendidos y por ende afecta la utilidad del año y determinación de tributos, especialmente el impuesto sobre la renta. No es menos importante las implicaciones en materia de impuesto al valor agregado por los hechos imponibles que se pudieran generar por sobrantes o faltantes de inventario.

Adicionalmente, la toma física de inventario es importante por diversas razones:

• Verificar diferencias entre existencias físicas y registros contables.
• Conocer el valor real de las existencias de inventario a incluir en los estados financieros.
• Detectar posibles fallas de control interno y protección de los inventarios.
• Permite tomar acciones correctivas luego del análisis y revisión de resultados.

Principales riesgos en la toma física de inventario:

El manejo del inventario presenta una serie de riesgos inherentes que se originan en las diferentes etapas de las operaciones, desde las actividades de compras, recepción de materiales, contabilización de consumos, entre otros. Sin embargo, en este caso vamos a considerar de manera puntual los riesgos asociados a esta actividad, es decir, aquellos riesgos que impactan de forma negativa el cumplimiento de los objetivos de la toma física.

Las debilidades más comunes relacionadas a la toma física de inventario se pueden resumir en:

1. Inexistencia de un manual o instructivo para la ejecución de la toma física de inventario o debilidades en su diseño.

2. Debilidades en la asignación de responsabilidades y segregación de funciones en cada etapa del proceso de toma física.

3. Inexistencia de procedimientos de revisión del cumplimiento de políticas establecidas en el instructivo y ausencia de personal externo o independiente del manejo de materiales durante el inventario.

4. Inadecuada organización, ubicación e identificación de los materiales a inventariar.

5. Proceso de conteo no definido, mal ejecutado y sin la aplicación de controles mínimos, originando duplicidad de la información o materiales no contados.

6. Listados de conteo con debilidades significativas, sin controles, con deficiencia o exceso de información.

7. Carga de data incorrecta, ausencia de análisis de resultados y de planes de remediación a las debilidades detectadas.

8. Fallas en la comunicación del instructivo al personal encargado de la ejecución de la toma física de inventario.

9. Inadecuado tratamiento de las transacciones y movimientos de material durante la ejecución del inventario.

10. Condiciones físicas inadecuadas en los almacenes en cuanto a seguridad, restricción de acceso, control de entrada y salidas de personal.

Proceso de toma física de inventario y elaboración de un instructivo

El proceso de toma física de inventario pudiéramos dividirlo en tres (3) etapas fundamentales, la planificación, la ejecución y el análisis de resultados, para lo cual se recomienda elaborar un instructivo donde se definan los aspectos claves en materia de control interno en cada una de estas etapas

A continuación, presentamos una serie de recomendaciones de lo que debe contener el instructivo, tenga en cuenta que cada inventario tiene condiciones particulares que determinan qué controles aplicar para alcanzar los objetivos.

Planificación:

• Definir responsables del inventario, participantes y sus funciones.
• Fecha de ejecución del inventario y fecha de cierre contable.
• Fecha límite para recibir y despachar mercancía.
• El almacén debe encontrarse organizado e identificado sus ubicaciones (pasillos, estantes, sectores).
• La mercancía a inventariar debe estar correctamente identificada. Debe separarse el material dañado, propiedad de terceros o cualquier otra condición.
• Planes de acción para atender contingencias no estipuladas en el instructivo.

Ejecución:

• Distribución de grupos de conteo.
• Inducción a los participantes sobre la ejecución del inventario.
• Emisión, correcto uso, distribución y control de boletas de conteo.
• Definición del método de conteo adecuado para garantizar la exactitud e integridad.
• Establecimiento de reconteos en caso de diferencias.
• Proceso para movimiento de material en caso de emergencia.
• Realizar corte de documentos y generar reportes de existencia antes y después del inventario.

Análisis de resultados:

• Definir responsables para la carga de la data contenida en las boletas de conteo.
• Especificar  controles que garanticen el registro total de las boletas de conteo y su exactitud.
• Establecer responsables y autorizaciones necesarias para la realización del cierre definitivo de resultados y posterior registro de ajustes contables.
• Realizar informe final con los resultados obtenidos, identificando las causas de las desviaciones encontradas y acciones correctivas a tomar.
• Comunicación de resultados a los departamentos involucrados.

En definitiva, la toma física de inventario puede ser vista como un proceso rutinario y un simple conteo de existencias, sin embargo, para obtener resultados satisfactorios debemos tomar en cuenta una serie de aspectos de control interno que ayudan a incrementar el grado de confianza en los resultados, y permite ofrecer una respuesta oportuna a los efectos e implicaciones que pudiera generar esta actividad.