¿Qué implicaciones tiene ser un Contribuyente Especial?

Los  Contribuyentes Especiales están conformados por aquellos sujetos que han sido expresamente calificados y notificados por el Servicio como tales, atendiendo al nivel de ingresos brutos anuales, según la Gerencia de Tributos Internos de la Región de su jurisdicción. Estos sujetos pueden ser o no entes públicos, empresas privadas, personas naturales o jurídicas; y puede que sean o no contribuyentes ordinarios del Impuesto al Valor Agregado, lo cual dependerá no de su calificación como contribuyente especial, sino del hecho de que estén o no sujetos al Impuesto y que realicen o no los hechos imponibles según la Ley.

Las declaraciones de los sujetos pasivos especiales deberán ser presentadas y en su caso efectuado los pagos según el último dígito del número de Registro de Información Fiscal en las fechas establecidas en el calendario emitido por la Administración Tributaria.

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Los constantes cambios en la normativa tributaria, especialmente en las leyes, decretos, providencias, resoluciones y cualquier otro tipo de instrumento jurídico, así como también de las últimas modificaciones realizadas en esta materia, son de gran importancia para estar actualizados y evitar sanciones, ajustes, reparos y cierres de establecimiento, entre otros, en caso de una Fiscalización, Verificación o cualquier tipo de acción por parte de la Administración Tributaria en el futuro.

Es por ello, que a continuación se enuncian los Deberes u Obligaciones de los Sujetos Pasivos Especiales, que pueden ser considerados relevantes debido a su  condición de Contribuyente Especial.

En relación a lo anterior, se entiende por Contribuyente a todas aquellas Personas Naturales o Jurídicas que conforme a la Ley, están obligadas a contribuir con el pago de los tributos y otras obligaciones previstas en dichas normas. Ahora bien, debido a esto la Administración Tributaria, con la intención de propiciar una atención más especializada y de llevar un mejor control en la recaudación de los tributos, ha clasificado o estratificado a una gran cantidad de estos sujetos en función de sus ingresos, sector y actividad económica, en la categoría de “Sujetos Pasivos Especiales”.

Es importante hacer mención que para ser calificado como Sujeto Pasivo Especial debe existir notificación escrita por parte de la Gerencia Regional de Tributos Internos del SENIAT de la jurisdicción donde esté ubicado el contribuyente y a partir de esa fecha indicada en la Providencia, deberán cumplir con sus Deberes Formales y con el pago de tributos en la forma y lugar que la Administración Tributaria determine, de no ser así, aunque tenga los niveles de ingresos indicados en la normativa, no será considerado como “Especial”.

 Los criterios legales vigentes para la calificación como Sujetos Pasivos Especiales son los siguientes:

• Las Personas Naturales que hubieran obtenido Ingresos Brutos iguales o superiores a 7.500 Unidades Tributarias o su equivalente en Bolívares (Bs.1.327.500), dentro del ejercicio inmediato anterior, según su Declaración Definitiva de Rentas o 625 Unidades Tributarias o su equivalente en Bolívares, dentro de cualquiera de las últimas seis (6) declaraciones mensuales de IVA. Igual monto aplica cuando se trate de Enriquecimientos obtenidos bajo relación de dependencia (Sueldos y Salarios) iguales o superiores a 7.500 Unidades Tributarias
• Las Personas Jurídicas que hayan obtenido Ingresos Brutos superiores o iguales a 30.000 unidades Tributarias o su equivalente en Bolívares (Bs.5.310.000), dentro del ejercicio inmediato anterior, según su declaración Definitiva de Rentas o 2.500 unidades Tributarias o su equivalente en Bolívares, dentro de cualquiera de las últimas seis (6) declaraciones mensuales de IVA.

DEBERES FORMALES DE LOS SUJETOS PASIVOS ESPECIALES Los Sujetos Pasivos Especiales de conformidad con la normativa vigente se encuentran obligados a cumplir con los siguientes Deberes Formales:

1. Presentar sus Declaraciones y efectuar los pagos a que haya lugar por concepto de tributos, multas, intereses y demás accesorios, exclusivamente en el lugar indicado en la respectiva notificación. (Artículo 5 Providencia Administrativa Nº 0685), además deberán presentar sus escritos, recursos, notificaciones y cualquier trámite propio de su condición de Sujeto Pasivo, en la dirección señalada en la respectiva notificación (Art. 7 Providencia Administrativa Nº 0685).
2. Cumplir con las Fechas de sus Obligaciones Fiscales, según lo establecido en la Providencia Administrativa sobre el Calendario de Sujetos Pasivos Especiales y Agentes de Retención para aquellas obligaciones que deban cumplirse para el año 2011. (Providencia Administrativa Nº 0093).
3. Presentar las Declaraciones Definitivas, Estimadas y/o Sustitutivas relacionadas al Impuesto Sobre La Renta (en lo adelante ISLR) y las Retenciones de ISLR, de conformidad con los plazos establecidos en el Calendario de Sujetos Pasivos Especiales emitido anualmente por la Administración Tributaria. Las mismas deberán ser presentadas por medios electrónicos en la Página Web del Portal de SENIAT, de conformidad con las Providencias Administrativas Nº 0034 y Nº 0095 respectivamente. Para el efectivo enteramiento de dichas retenciones, el Contribuyente deberá utilizar como mecanismo de presentación un Archivo en Formato XML, siguiendo los parámetros dispuestos en el Instructivo elaborado por la Administración Tributaria (SENIAT).

Es importante mencionar que todas y cada una de las Retenciones de Impuesto Sobre la Renta que efectúen los Contribuyentes Especiales deberán cumplir con los lineamientos previstos en el Reglamento Parcial en Materia de Retenciones de ISLR. (Decreto 1808).

4. Presentar las Declaraciones relacionadas con el Impuesto al Valor Agregado (en lo adelante IVA) y las Retenciones de IVA, dentro de los plazos establecidos en el Calendario de Sujetos Pasivos Especiales que emite anualmente la Administración Tributaria.

Las mismas deberán ser presentadas por medios electrónicos en la Página Web del Portal del SENIAT, de conformidad con las Providencias Administrativas Nº 0685 y Nº 0056 respectivamente. En relación a las retenciones de Impuesto al Valor Agregado, las mismas deben ser presentadas aproximadamente dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a cada quincena (01 al 15 y 16 al 31) en un Archivo en Formato TXT, siguiendo los procedimientos establecidos en el Instructivo emitido por Administración Tributaria en su Portal Web.

Asimismo, la empresa una vez notificada como Sujeto Pasivo Especial deberá adaptar los procedimientos contables y administrativos a su nueva condición, para lo cual se recomienda lo siguiente:

• Agregar al Sistema de Contabilidad existente en la empresa, un módulo para la generación del Archivo TXT o en su defecto utilizar un Archivo Formato Excel y seguir las instrucciones del instructivo antes mencionado.
• Agregar a su Código Contable (Catálogo de Cuentas) las partidas relacionadas con su nueva obligación como Agente de Retención de Impuesto al Valor Agregado (IVA): Retenciones de IVA por pagar (Cuenta de Pasivo) y Retenciones de IVA Prepagadas (Cuenta de Activo).
• Llevar auxiliares de Cuentas por pagar a fin de lograr un control efectivo de las operaciones con Proveedores al momento de efectuar y enterar la Retención de IVA.
• Emisión de Comprobantes de Retención de IVA, a través del sistema, con los requisitos previstos en el Artículo 18 de la Prov. Administrativa Nº 0056, siguiendo un correlativo consecutivo.
• Adaptar los Libros Especiales de Compra y Venta de conformidad con el Artículo 19 de la Providencia Administrativa Nº 0056, anexándole las columnas correspondientes, retenciones a terceros, retenciones de clientes, Nº comprobante de retención y Fecha de Emisión del Comprobante.
• Planificar fechas de corte para el registro y pago de facturas que puedan afectar el enteramiento de dichas retenciones.
• Evitar en la medida de lo posible que Empleados, Gerentes, Directores, Accionistas, entre otros; en el caso de efectuar erogaciones a nombre de la empresa, lo hagan mediante tarjetas de Crédito o Débito “personales”, con excepción de que dichos gastos sean menores al equivalentes en bolívares de veinte Unidades Tributarias (20 UT) (actualmente Bs. 3.540).
• Se recomienda para el personal directivo, el uso de tarjetas corporativas en dichos casos. (Artículo 3 Nº 5 Providencia Administrativa Nº 0056).
• Evitar que empleados paguen facturas a nombre de la empresa, a menos que se trate de viáticos por viaje o gastos reembolsables menores al equivalentes en bolívares de veinte Unidades Tributarias (20 UT).
• Migrar a un Sistema de Facturación acorde a las operaciones de la empresa.
• Exigir a sus Proveedores facturas que cumplan con los requisitos que señala la Providencia 0257, la cual establece las Normas Generales para la emisión de Facturas.
• Mantener un adecuado manejo y control del Maestro de Proveedores y Clientes, integrando a su base de datos, los datos fiscales del cliente, tales como, Razón Social o Nombre, Nº de RIF, Dirección Fiscal, Condición Fiscal según el Portal del SENIAT, porcentajes de retención, entre otros.
• Presentar la Retenciones de Impuesto Sobre La Renta por concepto de Ganancias Fortuitas o enajenación de acciones de conformidad con los plazos previstos en el Decreto 1.808 en materia de Retenciones.
• Los contribuyentes catalogados como especiales deberán cancelar los tributos mediante cheque de Gerencia en las Oficinas Receptoras de Fondos Nacionales fijadas por el SENIAT a través de la Providencia Administrativa en la que se les notifico y de acuerdo a las condiciones allí establecidas.

En conclusión  el  hecho  que  usted como persona natural o  su  empresa  como  persona jurídica se  nombrado como Contribuyente Especial, no tiene ningún beneficioso para  el Sujeto Pasivo o Contribuyente, al contrario no vemos obligados a  contratar recurso humano para realizar nuevas  funciones y adaptar los  sistemas contables y administrativos a los  nuevos requerimientos del SENIAT.

Como sugerencia y  recomendación evitemos incumplir en deberes formales establecidos por el Código Orgánico Tributario, el cual establece conjuntamente con la Reformas Fiscales del 2014 y 2015 sanciones civiles, pecunarias y penales tanto para el representante legal de la empresa como para los contribuyentes ordinarias y especiales, destacándose el tema  de apropiación  indebida  de  fondos  de la Tesorería Nacional el  cual acarrea restricción de libertad. Por otro lado sugiero programar sus cierres contables para la  elaboración de las Declaraciones de Impuesto a la renta para el periodo fiscal que  culmina el próximo 31 de diciembre del 2016, de  tal manera  de  cumplir con los  plazos tipificados en el Calendario Especial para Sujetos Pasivos Especiales publicados en Gaceta Oficial N° 41.026 de fecha 8 de Noviembre de 2016.

*Consultor empresarial y asesor tributario