Volviendo a lo básico en la Administración (Parte 2)

En nuestra entrega anterior destacábamos la importancia y características de la Planificación como primer elemento del buen desenvolvimiento del proceso administrativo de una Entidad, en esta ocasión vamos a abordar el segundo de estos elementos que es la ORGANIZACIÓN.

La ORGANIZACIÓN no es más que la agrupación coordinada de todas las actividades necesarias en la Entidad, la división del trabajo, la asignación de autoridades y responsabilidades de quienes tienen a cargo la ejecución de dichas actividades, para obtener el máximo uso eficiente de los recursos materiales, humanos, financieros y técnicos, todo ello con el fin de lograr la consecución de los objetivos que persigue la Entidad.

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Mas allá de las infinitas definiciones dadas a esta actividad, es importante considerar tres premisas que subyacen en cualquier definición que se haga de Organización: a) no es un fin en si mismo, sino un medio para facilitar alcanzar los fines de la Entidad; b) al igual que la Planificación no es un elemento estático o definitivo sino siempre sujeta a evolución para adaptarse a los cambios del entorno al que está sometida la Entidad y; c) obviamente como toda creación humana es susceptible a ser mejorada, es perfectible.

Las herramientas de la organización.

Las principales herramientas de la organización son los organigramas y manuales.  Los primeros no son más que la representación gráfica que refleja cómo están relacionadas las diferentes unidades, departamentos o divisiones de una institución o empresa.  El mismo permite conocer la ubicación jerárquica y funcional de los distintos departamentos, secciones, oficinas, etc, que conforman la  Entidad.  El organigrama describe la división del trabajo que se establecerá y la relación que se dará entre las distintas áreas de actividades, a través, de líneas que representan los canales de supervisión, coordinación o/y comunicación que existirá en la Entidad.

Las ventajas del Organigrama entre otras es que reflejan la posición de cada departamento o área de la Entidad, permitiendo ver la interrelación que debe existir entre estas logrando facilitar los procedimientos para cumplir con esta etapa del proceso administrativo, la Organización y las subsiguientes, la Dirección y el Control.  Asimismo dejan claramente definidas las líneas de mando y responsabilidad de los miembros de la Entidad.

En cuanto a los manuales, estos son documento que incluye en forma sistematizada las actividades a ser cumplidas por los miembros de la Entidad y la forma en que las mismas deben ser realizadas. Su propósito fundamental es el de sistematizar las funciones y operaciones que realiza la organización, así como instruir al personal sobre los objetivos, políticas, funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros aspectos de la institución.

En consecuencia su importancia reside en el hecho de suministrar información para la acción al servir de guía para la ejecución del trabajo. Así como facilitar el adiestramiento, la supervisión y el mejor desempeño de los empleados y ejecutivos.

Estos manuales cuando se refieren al área administrativa se suelen clasificar en tres categorías: a) Manuales de organización; b) Manuales políticas y; c) Manuales de normas y procedimientos.

El primero es un instrumento que contiene los detalles generales  de la organización tales como:

Nivel estratégico corporativo de la empresa (misión, visión, objetivos corporativos).

La estructura de la organización  y la base sobre la cual se diseñó esa estructura.

Las relaciones entre la función de línea y la de asesoria.

Los deberes y responsabilidades específicas del nivel operativo.

Los segundos incluyen en forma escrita las políticas de la empresa, que son la guía básica para la acción y definen los limites generales dentro de los cuales deben realizarse las  actividades, lo cual permitirá agilizar el proceso de toma de decisiones, establecer líneas o guías al personal directivo para que pueda actuar y adecuar las actividades a los objetivos de la institución, facilita la des-centralización de la toma decisiones y sirve de base para una constante y efectiva revisión.

Por último el manual de normas y procedimientos es quizás el más común en las organizaciones, en él se incluye la descripción de normas, procedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios de registro y sus respectivos instructivos.  Los manuales de normas y procedimientos, permiten entre otros aspectos: a) ser una útil fuente de información sobre las prácticas generales de la Entidad ya que para que la información sea útil se requiere que la información se comunique a través de la línea de mando de la organización; b) una guía indispensable para el trabajo a ejecutar; c) una herramienta útil para el adiestramiento de nuevos empleados y también para todos aquellos funcionarios que perteneciendo a la organización son ascendidos de categoría; d) eliminar duplicaciones innecesarias de actividades con el consecuente ahorro de tiempo; e) permiten la revisión constante y el mejoramiento de las políticas, procesos y procedimientos, de la Entidad, en la medida en que se los consulte con la debida frecuencia y en consecuencia ayudan a producir un mejoramiento sostenido de las operaciones, normas y procedimientos y ;e) constituyen un elemento importante para la revisión y evaluación objetiva de las prácticas institucionales

Para resumir todo lo expuesto podemos concluir que la Organización permite:

1. Agrupar a los miembros de una Organización para que trabajen en forma eficiente como si fueran uno solo.

2. Coordinar los talentos de los recursos involucrados para que estos se orienten hacia un mismo fin, que no es otro que los Objetivos de la Empresa.

3. Asignar responsabilidad: Sin la asignación de responsabilidades predefinidas no existe manera de exigir rendición de cuentas, ya que lo que es responsabilidad de todos, no es responsabilidad de nadie.

4. Asignación de autoridad y toma de decisiones: tomar decisiones es el acto generador de todas las actividades administrativas y abarca todos los niveles jerárquicos de la Entidad.

En futuras entregas abordaremos las otras dos funciones de la administración, hasta entonces.

*Contador Público Colegiado. Certificado en Normas Internacionales de Información Financiera para Pymes. @igorwilliams