Volviendo a lo básico en la administración (Parte 3)

En nuestras dos anteriores entregas abordamos las primeras dos funciones de la administración, la planificación y la organización, en esta oportunidad disertaremos sobre la tercera ficha de las cuatro que conforman el proceso administrativo, la dirección.

La dirección es la tercera ficha de  este  rompecabezas no es más que lograr que todos los recursos de la Entidad se integren para  alcanzar el objetivo, de acuerdo con los planes y con la organización trazados por la Gerencia, en consecuencia, la dirección es la función de guiar y de supervisar a los subordinados, orientarlos, darles la información necesaria y recursos para que puedan realizar todas las acciones que permitan alcanzar los objetivos y metas propuestas.  De lo anterior podemos derivar que la Gerencia es el recurso más importante de la Organización, por ser quienes integran y engranan en forma armoniosa el resto de los recursos para alcanzar los objetivos de la misma.

Volviendo a lo básico en la administración 

Volviendo a lo básico en la administración (Parte 2)

Esta facultad de tomar decisiones que permitan la ejecución de los planes de la Entidad, mediante una distribución y coordinación de las operaciones, procedimientos y técnicas que aseguren el funcionamiento eficiente de la misma mediante una supervisión periódica y sistemática, posee unas funciones propias que podemos resumir así:

DECISION: La dirección mediante la toma de decisiones administrativas – gerenciales materializa las operaciones que hace posible alcanzar los objetivos, esto se efectúa considerando que los niveles jerárquicos inferiores, son quienes las ejecutan, en consecuencia deben garantizarse que los receptores de las instrucciones la entienden e interpretan de la manera correcta , para realizarlas como debe ser.

DISTRIBUCIÓN: la multiplicidad de funciones que existen dentro de una Organización, obliga a los directivos a hacer una adecuada distribución de las operaciones y funciones, a fin de poder guiar satisfactoriamente a sus subordinados para facilitar el logro de sus objetivos.

COORDINACIÓN: Los Directivos reciben instrucciones superiores (de los accionistas y otros directivos de mayor rango), de tal manera que también cumplen una función de enlace entre aquellos a  quienes les deben responder y sus subordinados, coordinando las distintas secciones de la Organización.  En adición a ello los jefes de categorías inferiores deben ser intérpretes de las instrucciones recibidas “de arriba” y no unos simples mensajeros de las mismas.

SUPERVISIÓN: mediante este proceso, que debe efectuarse periódica y sistemáticamente, se persigue asegurar que las instrucciones se están ejecutando en la forma planeada y en consecuencia el funcionamiento de las operaciones que están bajo la responsabilidad de los directivos.  Obviamente este proceso supone una alta interacción humana por lo cual la capacidad de los directivos de ser vistos por sus subordinados como “Mentores” y no “Capataces”, es esencial para el éxito de la misma.

¿ De qué instrumento se vale la dirección para lograr todo esto?

Para cumplir sus funciones, la dirección se vale de ciertos medios o instrumentos. Los más comúnmente conocidos son ocho  a saber:

1. La Orientación: Es la conducción, conocimientos y guía que se suministra a los subordinados para que realicen del mejor modo posible las tareas recomendadas.  Tanto cuando ingresa a la Organización y la que recibe posteriormente en forma permanente.
2. La Motivación: Consiste en suministrar al trabajador, las condiciones ideales para que se sienta a gusto. La motivación incluye estímulos, reconocimientos, cursos de mejoramiento, participación en reuniones, asistencia a conferencias, etc.
3. El mando o autoridad: Existen dos tipos de estos a saber: el moral y el legal. El primero es el más importante y  deriva de la alta competencia intelectual-profesional  y de condiciones personales de quien la detenta, tales como la integridad, honestidad, responsabilidad, disposición para orientar al grupo frente a situaciones inusuales, etc (todo esto debe ser percibido por el subordinado) . El segundo deriva de una designación que habilita para detentar la autoridad, pero sin el primero, el segundo sirve de poco para mantener la armonía y lograr los objetivos de la Organización.
4. La emisión de ordenes: Las ordenes consisten en decir lo que tiene que hacerse, a las personas que tienen que hacerlo, en forma clara y precisa.
5. Las comunicaciones: Son procesos que transmiten información y ordenes, en forma oral o escrita (escrito casi siempre es mejor que oral), a través, de canales preestablecidos, para este efecto, dentro de la organización.
6. La delegación de autoridad-responsabilidad: La autoridad superior de una Entidad concentra toda responsabilidad de dirigirla y, en teoría, debe tener información  control y capacidad para decidir sobre todas las operaciones que se realizan en la misma.  En ocasiones, las dimensiones de la Entidad, la diversificación y la complejidad de las operaciones,  obligan al  director superior  a delegar parte de sus funciones y atribuciones a autoridades intermedias o subordinadas, sabiendo que debe mantener, para sí, toda la responsabilidad por las funciones y las atribuciones que delega.
7. La supervisión: El director debe velar porque la ejecución de las operaciones de la Entidad se realice en  la forma prevista o en forma adecuada.
8. El liderazgo: El director debe tener condiciones de líder. Esto significa que debe ejercer el mando o autoridad con unidad de miras, unidad de acción y unidad de mando. El liderazgo es una forma de ascendiente (Auctoritas lo llamaban en la Antigua Roma), que la autoridad tiene sobre los subordinados y que hace que estos rindan, en su trabajo, por encima del rendimiento promedio o habitual. El líder,  a su vez, debe promover el desarrollo de liderazgo  en los  jefes inmediatos de la Entidad.

En nuestra última entrega sobre las funciones de la administración, abordaremos la última de estas funciones, EL CONTROL, hasta entonces.

*Contador Público Colegiado. Certificado en Normas Internacionales de Información Financiera para Pymes. @igorwilliams